شرکت ها صاحب سند الکترونیک کسب و کار می شوند

به گزارش خبرگزاری مهر، سید صادق سعادتیان معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، درباره عملکرد حوزه معاونت اسناد سازمان ثبت اسناد، اظهار کرد: در حوزه معاونت امور اسناد با تکیه بر 2 رویکرد خدمات را ارائه می کنیم یکی خدمات کمی است که در قانون پیش بینی شده و کارهای روزمرگی مردم را انجام می دهیم و رویکرد دوم اصلاح فرآیند با هدف ارتقای خدمات، کم کردن هزینه، افزایش سرعت و دقت در ارائه خدمات با استفاده از ظرفیت ها و تکنولوژی های روز است.

وی افزود: در حوزه ثبت شرکت ها در سال 1403 با توجه به اینکه مقام معظم رهبری شعار سال را «جهش تولید با مشارکت مردمی» نام گذاری کردند از طریق بخشنامه رئیس سازمان ثبت اسناد، تدابیری پیش بینی کردیم تا به صورت میدانی در کنار صاحبان سرمایه و تولیدکنندگان باشیم در همین راستا همکاران سازمان در طول سال به 26 استان سفر کردند و با اتاق های بازرگانی، تولیدکنندگان و سرمایه گذاران جلسات حضوری برگزار کرده و مشکلات موضوعی آن ها را بررسی کردند.

افزایش درخواست ثبت شرکت ها در سال گذشته

سعادتیان بی ام کرد: در سال 1403 تعداد 80 هزار و 150 مؤسسه و شرکت در کشور تأسیس شده که بررسی ها نشان می دهد این آمار در طول تاریخ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بی سابقه بوده و سال گذشته رکورد زده است و صاحبان سرمایه و فعالان اقتصادی به شکل مناسبی ظاهر شدند و درخواست ثبت شرکت بسیاری داشتند. در این راستا 452 هزار و 28 مورد تغییرات ثبت شرکت ها صورت گرفته که حاکی از فعال و پویا بودن شرکت های ما است که این تعداد تغییرات شامل تغییرات مجامع عمومی، مجامع فوق العاده، هیئت مدیره و … می شود.

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به این سوال که با این افزایش عملکرد، آیا پرسنل سازمان هم افزایش پیدا کرده است، گفت: نگاهی که سازمان ثبت برای ارائه خدمات دارد، نگاه تحولی از روش های سنتی به روش های الکترونیکی است. بسیاری از فرآیندهای ثبت شرکت ها را الکترونیکی کرده ایم و این امر باعث مراجعه کمتر متقاضیان به سازمان ثبت شده و توانسته ایم به صورت هوشمند و با استفاده از نرم افزارها به مردم خدمات رسانی کنیم تا با ارتقای بهره وری نیروی انسانی، افزایش خدمات رسانی به مردم را داشته باشیم.

عملیاتی شدن پلمب الکترونیکی و حذف دفاتر فیزیکی در سال 1403

سعادتیان ادامه داد: در این راستا، سازمان ثبت سامانه الکترونیکی ثبت شرکت ها را بازطراحی کرده و در قانون برنامه هفتم توسعه پیشرفت کشور، تکالیفی را برای خود پیش بینی کردیم تا بتوانیم خدمات خود را به صورت هوشمند و الکترونیکی ارتقا دهیم. برای مثال در اجرای ماده 6 الی 15 قانون تجارت، هر تاجری باید دفتر کل، روزنامه و دفتر معین را ابتدای هر سال تهیه و سپس برای پلمب به دفاتر ادارات ثبت شرکت ها ارسال می کرد که این فرآیند برای شرکت ها هزینه بر بود و متأسفانه بعضاً موجب جعل، فرار مالیاتی و یا ارائه درآمد غیر واقعی می شود که برنامه ریزی کردیم این موضوع را از حالت سنتی به الکترونیکی تبدیل کردیم و پلمب الکترونیکی و حذف دفاتر فیزیکی در سال 1403 عملیاتی شد.

وی ادامه داد: یکی دیگر از اموراتی که برای متقاضیان ثبت شرکت ها دغدغه و نگرانی ایجاد کرده بود و بعضاً منجر به فساد می شود، تعیین نام ثبت شرکت ها بود. هر شخص حقیقی یا حقوقی برای ثبت شرکت باید قبل از هر اقدامی در ابتدا یک نام انتخاب کند، هرچند این فرآیند الکترونیکی بود، اما عامل انسانی در انتخاب نام دخیل بود و بیش از 25 روز زمان بر بود که در راستای برنامه تحول و تعالی تدابیری در سازمان اندیشیده شد و از ظرفیت هوش مصنوعی برای تعیین نام شرکت ها استفاده کردیم. بر همین اساس ذینفع هر نامی را که درخواست کند، سامانه به صورت هوشمند آن را با نام های موجود در بانک اطلاعاتی نام ثبت شرکت تطبیق می دهد تا تکرار نشود و مشابه نباشد چرا که مسئله تشابه در نام شرکت ها باعث می شود کالاها با برندهای غیر اصلی عرضه شوند بنابراین نام شرکت مهم است.

راه اندازی سامانه نام یار برای تعیین نام شرکت ها

سعادتیان عنوان کرد: به همین منظور سامانه ای را با عنوان «نام یار» راه اندازی کردیم. در این سامانه هر شخصی که تقاضای تعیین نام برای شرکت کند، ظرف 5 دقیقه سامانه تحلیل های لازم را انجام می دهد و پس از بررسی، پاسخ ارسال می کند که نام انتخابی تأیید است یا خیر. در صورت عدم تأیید، دو نام را نیز پیشنهاد می کند. این امر زمان را برای متقاضیان ثبت شرکت ها و صاحبان سرمایه بسیار کوتاه تر کرده و عامل انسانی را در تعیین نام از بین برده است و نهایتاً بروکراسی های اداری و مکاتبات کاغذی را از میان برداشته است. این سامانه از مهر ماه سال گذشته در سامانه ثبت شرکت ها و در سکوی کاتب به عنوان درگاه دیجیتال خدمات ثبتی به مردم ارائه کردیم و در حال حاضر به صورت پایلوت در اختیار مردم است تا از آن استفاده کنند و از سال 1404 آن را برای همه اجباری خواهیم کرد تا سو استفاده های احتمالی از بین برود و تسریع در ارائه خدمات نیز صورت گیرد.

راه اندازی سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص مشکل دیگری که در زمینه ثبت شرکت ها وجود داشته است، گفت: بعضاً افراد مراجعه داشتند که چطور ممکن است یک شرکت به نام آن ها ثبت شده باشد و اطلاعی از آن نداشتند و یا سازمان مالیاتی، اظهارنامه مالیاتی برای آنها ارسال می کرد که افراد می گفتند که امضای موجود در اظهارنامه، امضای آن ها نیست. موضوع عدم شفافیت در امضای ذیل صورت جلسات یک چالش جدی در حوزه ثبت شرکت ها بود که در فرآیند سنتی گاهی افراد به جای یکدیگر امضا می کردند که مشکلات زیادی را برای افراد به همراه داشت. در این راستا سامانه رمز یک بار مصرف یا OTP را راه اندازی کردیم و اگر هر شخصی بخواهد شرکتی را ثبت کند که در صورت جلسات آن شرکت، اسم این شخص به عنوان یکی از مدیران یا سهامدار درج شود، یک پیامک برای آن شخص ارسال می شود که در این شرکت با این سمت عضو هستید که شخص باید تأیید کند. اگر این شخص با استفاده از ظرفیت های پیش بینی شده در کاتب و پیامکی که ارسال شده، درخواست را تأیید کند، دیگر بعدها نمی تواند آن را کتمان کند.

ارسال بیش از 542 هزار فقره پیامک از طریق سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP

وی ادامه داد: سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP، اولاً از جعل امضا پیشگیری می کند، دوماً احراز هویت و صحت مشخصات صاحب امضا را بررسی و سوماً از هرگونه انکار در آینده جلوگیری می کند که تمام این مراحل به صورت پیامکی برای مردم انجام و اطلاع رسانی می شود. از زمان عملیاتی شدن OTP تاکنون، از هیچ کسی نمی پذیریم که اطلاعاتش مورد بررسی و احراز هویت قرار نگرفته است و تاکنون بیش از 542 هزار و 132 فقره پیامک در این سامانه اتفاق افتاده است.

سعادتیان در رابطه با معضلات موجود در بحث سهامداران شرکت، بیان کرد: سهام داران شرکت ها مبهم بود و شفاف نبود که چه کسی در چه شرکتی سهام دارد و یا اینکه سهام شرکت به نام چه اشخاصی است و اشخاص به چه میزان سهام دارند بنابراین در راستا رفع این معضل در ماده 8 و 9 برنامه هفتم توسعه کشور پیشنهاد دادیم تا بانک اطلاعاتی شامل شرکت های ثبت شده و مشخصات کلیه سهامداران تشکیل شود که زیرساخت های مورد نیاز را ایجاد و دستورالعمل آن را منتشر کردیم تا به منظور شفاف سازی سهام سهامداران در سال 1404 مورد استفاده قرار گیرد و نتیجتاً در سال جاری برای اولین بار در کشور، شرکت های ما صاحب سند الکترونیک کسب و کار می شوند.

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: هدف ما در این سند این است که شرکت را به طور خلاصه معرفی کنیم، اگر قبلاً شخصی قصد داشت که از وضعیت شرکتی مطلع شود باید به روزنامه رسمی رجوع می کرد که دسترسی سخت و بعضاً می توانست جعل باشد ولی در این سند الکترونیک با استفاده از یک بارکد هر کسی می تواند مطلع شود که شرکت مدنظر با چه شماره ای ثبت شده، چه شناسه ملی یکتاای دارد، در چه حوزه ای که فعالیت دارد و وضعیت سهام آن چگونه است همچنین محدودیت های موجود را اطلاع رسانی می کند. در این بانک اطلاعاتی شفاف سازی صورت می گیرد و شخصی که می خواهد با این شرکت قرارداد منعقد کند می تواند این موارد را بررسی کند تا بعدها با چالش روبه رو نشود. شفافیت در این سامانه بدین معنا نیست که تمام اطلاعات محرمانه شرکت ها را منتشر کنیم، انتشار بعضی از اطلاعات محرمانه شرکت ها خلاف قانون است و ما این اطلاعات را مشخص کردیم.

عملیاتی کردن سامانه بازطراحی ثبت شرکت ها در سال جاری

وی در تشریح رویکردی های سازمان در زمینه ثبت شرکت ها برای سال جاری، گفت: رویکرد ما برای ثبت شرکت ها در سال 1404، عملیاتی کردن سامانه بازطراحی ثبت شرکت ها است که بدین منظور یک خودکاربری ایجاد کردیم تا هر شخصی که می خواهد در سرزمین اصلی یا مناطق آزاد ثبت شرکت ها انجام دهد، در خارج از سامانه ثبت شرکت ها ثبت نخواهد شد و هیچ بروکراسی اداری کاغذی و فیزیکی را نخواهیم داشت و مردم به صورت خودکاربری وارد سامانه می شوند. به منظور سهولت دسترسی مردم به این سامانه و در راستای سیاست های برون سپاری سازمان ثبت، دفاتر اسناد رسمی را به عنوان پیشخوان ارائه خدمات ثبت شرکت ها و تغییرات قرار دادیم و افراد علاوه بر استفاده از سکوی کاتب، می توانند یک دفتر اسناد رسمی را به عنوان پیشخوان برای انجام امور خود انتخاب و کارهایش را توسط یک سردفتر خبره پیش ببرند.

سعادتیان ادامه داد: تمام فرآیندها اعم از ثبت، اخذ امضاها، پرداخت های دولتی و عمومی، پلمب دفاتر، اظهارنامه و … را در سامانه بازطراحی ثبت شرکت ها قرار دادیم و الکترونیکی کردیم قصد داریم در هفته قوه قضائیه این سامانه را به بهره برداری برسانیم. با انجام این کار، حضور ما در جامعه اقتصادی و بازرگانی بدون دخالت عامل انسانی و به صورت هوشمند و الکترونیکی خواهد بود و هم اینکه رتبه خود را کسب و کار جهانی ارتقا می دهیم.

100 درصد پروندهای فیزیکی ثبت شرکت های کشور را در سال جاری اسکن می کنیم

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک افزود: یکی دیگر از معضلات موجود، شرکت های سوری است که در این خصوص دستورالعملی تدوین شده تا در حد توان بتوانیم از تشکیل شرکت های سوری پیشگیری کنیم. در سال 1403 سوابق ثبت شرکت های مربوطه به 15 استان را اسکن کردیم و بنا داریم در سال جاری 100 درصد پروندهای فیزیکی ثبت شرکت های کشور را اسکن کنیم و از پایان سال 1404، ثبت شرکت ها را به صورت تمام الکترونیک و هوشمند به مردم کشور به ویژه فعالان اقتصادی نوید می دهیم.

سعادتیان ادامه داد: از دیگر مشکلات می توان به پرداخت های مالیاتی اشاره کرد که به صورت فیزیکی انجام می شود و فعالان اقتصادی به سازمان امور مالیاتی مراجعه می کردند و عوامل انسانی دخیل بود، تا اینکه هماهنگی انجام دادیم و براساس تبصره یک ماده 143 قانون مالیات های مستقیم، این بخش را با سازمان مالیاتی همکاری داشته باشیم و پرداخت ها به صورت الکترونیکی انجام شود و مردم مجبور به مراجعه حضوری نباشند.

وی در خصوص شناسه ملی و پایگاه اشخاص حقوقی، گفت: همانطور که برای هر فردی یک کد ملی وجود دارد، تمام شرکت هایی که ثبت می شوند نیز باید یک شناسه ملی داشته باشند. در این راستا، پایگاه اشخاص حقوقی، نقش سازمان ثبت احوال اشخاص حقوقی را بازی می کند. به محض اینکه یک شرکت از طرف سازمان ثبت شرکت ها تأسیس می شود، باید اطلاعاتشان در این سامانه ثبت و یک شناسه ملی مانند کد ملی اشخاص حقیقی برای آنها صادر شود. در این راستا در سال 1403 برای 94 هزار 392 شخصیت حقوقی، شناسه ملی صادر و همچنین 121 هزار و 987 شناسه صادره را بازبینی و به روز رسانی کردیم تا مواردی از جمله مدیران، دارندگان حق امضا، موقعیت مکانی و هویتی مشخص و برای ذینفعان اطلاع رسانی شود.

صدور شناسه یکتا برای 3 هزار موکب حسینی

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک بیان کرد: یکی از معضلاتی که به ما گزارش دادند، مشکلات موکب های حسینی بود که نیاز به افتتاح حساب و مدیریت وجوه واریزی و هزینه های خود داشتند که با ورود به موقع به این موضوع برای 3 هزار موکب حسینی شناسه یکتا صادر کردیم و مشخص شد که صاحب موکب چه کسی است و یا دارنده حق امضا کیست، در چه مکانی مستقر است و متعلق به چه استانی می باشد که برای شفافیت فعالیت مالی نهادهای عمومی غیردولتی این سامانه حیات و ممات این نهادها را مدیریت می کند.