اسکن اسناد تحصیلی دانشجویان در حال انجام است/ پوشه بندی 32 هزار پرونده

به گزارش گروه علمی ایرنا از سازمان امور دانشجویان؛ مصطفی صالحی افزود: امروزه با گسترش فعالیت ها، فرآیندهای اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می شود. ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد موجب به وجود آمدن بایگانی های وسیعی می شود که نگهداری از اسناد امری هزینه زا و پردردسر است. ضمن آن که یافتن یک سند در میان انبوه کاغذ و زونکن های تلنبار شده، کاری از پیش نخواهد برد جز اتلاف ساعت ها وقت که در برخی موارد نیز بی نتیجه است. در این بین فناوری اطلاعات راهکارهای مناسبی برای حذف این چالش ارائه می کند که یکی از آنها بایگانی کردن الکترونیکی اسناد است.

وی بیان کرد: با استفاده از فناوری اطلاعات برای پیشبرد دیجیتالی کردن سندهای کسب و کار ضمن افزایش سطح ایمنی و دسترسی به آنها، امکان یافتن و جستجوی سریع تر در مدارک هر کجا و هر زمان میسر خواهد بود، در این سیستم تعداد فیلدهای از قبل تعریف شده به ما کمک می کند که از روش جستجوی نامحدود بهره برده و با داشتن تنها تعداد محدودی فیلد چون شماره سند، تاریخ و غیره سند مورد نظر خود را بیابیم. این موضوع سبب افزایش رشد خدمات و کیفیت و کارایی کارکنان و نحوه ارائه خدمات سازمان می شود.

صالحی اظهار کرد: سازمان امور دانشجویان با توجه ویژه به موضوع آرشیو دیجیتالی اسناد پس از تهیه و استقرار سامانه مورد نظر با قابلیت های لازم، از نیمه فروردین 1403 در قالب تفاهم نامه ای با پژوهشگاه علوم وفناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) با محوریت اداره کل منابع انسانی و پشتیبانی و نظارت فنی دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی نسبت به مدیریت اطلاعات، دیجیتال سازی و ایجاد آرشیو الکترونیکی پرونده های دانشجویان اقدامات خود را آغاز نمود. از جمله اهداف این کار توسعه پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور با استخراج رکوردهای اطلاعاتی در پرونده های مورد اشاره است.

مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی بیان کرد: در فرایند اسکن اسناد، پس از آماده سازی اسناد و مدارک، نسبت به دیجیتال سازی، سازماندهی و ذخیره سازی اطلاعات متناسب با ساختاربندی مطابق با شناسه اختصاصی هر سند و پوشه بندی اطلاعات و متعاقب آن دروندهی داده ها و ایجاد پایگاه اطلاعات (با توجه ویژه به بارگذاری فراداده ها در روکش پرونده های اسکن شده) اقدام شده است.

وی خاطر نشان کرد: تا کنون عملیات اجرایی بالغ بر 32 هزار پرونده از پرونده های دانش آموختگان خارج، دانش آموختگان داخل و دفتر امور حقوقی به پایان رسیده است و پیش بینی می شود تمام پروندهای موجود در بایگانی سازمان در سایر ادارات نیز تا پایان آذرماه سال جاری اسکن و پوشه بندی شده و درون دهی داده های آنها نیز به پایان برسند.